Directiesecretaresse / P.A.

---

Directiesecretaresse / Personal Assistant in Utrecht gezocht, voor 32 uur per week voor actieve vereniging, waarvan zo'n 900 artsen in Nederland lid ......
Bedrijfsomschrijving


De organisatie waar deze directiesecretaresse / P.A. gaat werken is een levendige en actieve vereniging, waarvan  zo'n 900 artsen in Nederland lid zijn. De vereniging ontplooit onder meer de volgende activiteiten:

• het organiseren van wetenschappelijke congressen;

• bevordering en controle van de kwaliteit van de beroepsbeoefening en de opleidingen;

• het behartigen van de beroepsbelangen.

De activiteiten worden geïnitieerd en verricht door een bestuur van 8 mensen, met hulp van commissies en projectgroepen, ondersteund door het bureau van de vereniging.

Bedrijfscultuur
Functieomschrijving
In deze functie zal je de directeur, een beleidsmedewerker en 9 bestuursleden  van een levendige vereniging voor artsen ondersteunen . De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van deze directiesecretaresse zijn :

• het beheer van de ledenadministratie;

• het 'runnen' van het kantoor in de breedste zin;

• het beheren en optimaliseren van het archief;

• de organisatie van wetenschappelijke congressen en ledenvergaderingen (ca 300 bezoekers per keer);

• agendabeheer, correspondentie, postbehandeling, telefoon, etc.;

• actueel houden van de website;

• het voorbereiden, notuleren en (toezien op) uitvoeren van actiepunten van bestuursvergaderingen en regiovergaderingen;

• de directiesecretaresse is het aanspreekpunt van leden én van niet-leden (bijv. media, patiënten, etc);

• diverse administratief ondersteunende werkzaamheden;

• verzorgen van overige voorkomende werkzaamheden ten behoeve van het bestuur, de directeur en de commissies.

Naast deze taken als directiesecretaresse, zijn er nog wat andere taken als Personal Assistant (P.A.). Dit houdt in dat je als P.A. ook inhoudelijk zelfstandig dossiers behandelt en afhandelt, zoals bijvoorbeeld het stroomlijnen van procedures.Deze vacature, voor directiesecretaresse of Personal Assistant, betreft dus een zeer zelfstandige en afwisselende functie voor 32 tot 36 uur per week (voorkeur voor 36 uur), bij voorkeur verdeeld over 5 dagen. Er is een mogelijkheid om met minder uren per week (16-20) te starten.

Functie-eisen
De directiesecretaresse / P.A. dient te voldoen aan de volgende eisen:

• HBO / WO werk- en denkniveau, bij voorkeur een opleiding tot directiesecretaresse; 

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een Nederlandse taal-test zal een onderdeel zijn van de wervingsprocedure);

• Representatief, een uitstekende communicator, met gevoel voor verhoudingen;

• Relevante, recente secretariële ervaring, bij voorkeur in een vergelijkbare omgeving (ervaring met een bestuur, in medische sector);

• Uitstekende notulist (foutloos en zeer bekwaam in het scheiden van hoofd- en bijzaken);

• In staat om zelfstandig dossiers te behandelen en taken van de directeur over te nemen;

• Stressbestendig, proactief, zelfstandig, initiatiefrijk en flexibel;

• De ideale directiesecretaresse vindt het heerlijk om in een klein team te werken (3 mensen) en kan prima alleen zijn;

• Je dient 32 tot 36 uur per week beschikbaar te zijn (bij voorkeur 36 uur, maar ook bij 32 uur verdeeld over 5 dagen).

Heb jij gevoel bij de doelgroep (artsen) en affiniteit met gezondheidszorg? Reageer dan snel!

Arbeidsvoorwaarden
Wij bieden deze directiesecretaresse / Personal Assistant een zeer uitdagende baan op hoog niveau en de kans om veel zaken naar zich toe te trekken. De vacature is in Utrecht voor 36 of 32 uur (in 5 dagen) en biedt veel ruimte tot ontplooïng. De arbeidsvoorwaarden zijn uitstekend en passend bij deze pittige functie. De vacature is voor onbepaalde tijd.