Office Manager parttime (24 uur)

---

Parttime Office Manager gezocht voor 24 uur per week voor kleine organisatie in de regio Utrecht. Deze allround Office Manager vacature....
Bedrijfsomschrijving
De klant waar we een Office Manager voor zoeken is sinds een klein decennium actief op de markt van testapparatuur voor longen, hart en beweging. De organisatie distribueert hoogwaardige apparatuur en heeft de inhoudelijke en technische kennis om hun klanten professioneel te kunnen adviseren en een hoogwaardige service te verlenen. De organisatie met de vacature voor Office Manager bestaat nu uit 3 mensen en er zijn groeiambities. De locatie is net ten zuiden van Utrecht.

Bedrijfscultuur
Functieomschrijving
Deze vacature voor een parttime Office Manager, voor 24 uur per week (4x6 uur), betreft een zeer uitgebreide Office Managers functie binnen een kleine, dynamische organisatie in de regio Utrecht (medische apparatuur). Tot de taken behoren o.a.:

• Het Office Management (inkoop kantoorartikelen, facilitaire zaken, planningswerkzaamheden etc)

• Order management (orders aannemen, verwerken, verzenden, orderboek bijhouden etc.)

• Administratief werk (facturen boeken, coderen, inscannen, archiveren, voorraadadministratie, etc.)

• Telefoon, agendabeheer, mail (infobox), correspondentie, secretariële werkzaamheden.

• Boekhoudkundige werkzaamheden (o.a. debiteuren- en crediteurenbeheer, facturatie, bijhouden van de cashflow, inboeken financiële administratie etc.)

• Beurzen organiseren en alles daaromtrent regelen

• Bewaken huisstijl, posters ontwerpen, contacten reclamebureau en drukkerij, andere marketingactiviteiten

Bovenstaande is een selectie van activiteiten die bij deze allround Office Manager vacature horen. De functie zal in de loop van de tijd worden uitgebreid met commerciële werkzaamheden / Sales Support activiteiten zoals aftersales, inside sales, telefonische acquisitie, nabellen directmailingen etc.

Functie-eisen
De ideale Office Manager die we zoeken:

• Heeft MBO+ / HBO niveau en enkele jaren relevante ervaring

• Is zeer accuraat en administratief en cijfermatig goed onderlegd

• Is pro-actief, dynamisch en positief assertief

• Heeft een uitstekende beheersing van de NL en Engelse taal

• Is zeer bedreven met Excel, Word, Outlook en Powerpoint

Verder moet de Office Manager er goed mee om kunnen gaan dat elke dag anders is, er veel ad-hoc zaken zijn en dat hij of zij regelmatig alleen zal zijn op kantoor. Van de Office Manager wordt ook verwacht dat hij of zij de huidige procedures beoordeelt en optimaliseert.

We zoeken een hands-on Office Manager die minimaal 24 uur per week beschikbaar is en in de toekomst wellicht meer zou kunnen werken (tot maximaal 32 uur). De voorkeur gaat in beginsel uit naar 4 x 6 uren per week (voorkeur voor woensdag of vrijdag als vrije dag maar dit is bespreekbaar).

Arbeidsvoorwaarden
We bieden een zeer gevarieerde, allround vacature als Office Manager bij een kleine organisatie en in een hecht team, met groeiambities. De parttime functie is zeer divers en flexibel, de arbeidsvoorwaarden prima.